只需記住以下基本步驟，所有人都可以找到理想的商務辦公室。尋找商務辦公室是最重要的商業決策，也是最艱鉅的任務之一。市場上的辦公室類型繁多，而辦公室也不只是四面牆和天花板，更是您的團隊互相合作、連繫和成長的空間，所以您需要為團隊和公司作出最好的選擇。
應該從哪裡開始？本文列出了尋找出租商務辦公室的5大步驟，包括了解企業需求、規劃租金預算、尋找商業空間及實地視察等所有與租用辦公室相關的注意事項。
步驟 1：確定辦公室需求
在尋找商務辦公室時，您應該先了解公司的所有需求，最基本的有員工數量和預算，但也有其他因素需要您考慮，例如泊車位置，公共交通配套，以及空間靈活性，是否容許公司未來調整或增加租用空間。
共享辦公室空間 vs 傳統出租空間
以靈活性而言，共享辦公空間逐漸成為企業的首選，特別是受制於經濟不確定性的企業。因為工作空間的需求正在不斷改變，所以您特別需要一個能夠適應改變的辦公空間。
雖然傳統辦公室的長期成本看似較低，但相對地要背負較長的合約限制，無法針對隨業務改變而帶來的需求及時作出反應，而且租金也可能會突然增加。
一個靈活的工作空間方案能讓企業保持靈活，同時有效減少成本及去中心化，團隊的工作空間甚至可以跨越城市，遍佈世界各地。如果共享辦公空間不太適合您的公司，您要先認識商業房地產（CRE）的類型，也就是辦公室的建築等級。
根據建築等級 選擇合適的辦公室
商業建築分為 3 個等級，代表建築物的質素、位置和使用年限：
A 級：最高標準，A 級建築通常是新建成或是剛進行翻新的建築，樓齡少於 10 年，位於城市中最熱門的地段，而且租金也是最高。
B 級：與 A 級相比，這些建築物樓齡較大，部分需要進行小型翻新工程，但仍保持良好狀態，並且具有很大的潛力。
C 級：通常較舊及需要翻新，或是位於城市中較不熱門的地段。雖然環境較參差，但以價錢相宜的辦公空間來說，C 級建築是不錯的選擇。
不要單憑建築等級而判斷一個辦公空間是否適合，等級只表示建築的整體狀況及投資者風險等因素。如果某個辦公空間符合您公司的需求和預算，建議您還是先到現場視察。
步驟 2：評估預算
要進行租金估算，可以先了解所在地區每平方米的平均租金，讓您能夠快速比較位於不同位置及大小不同的建築物。
接下來，將平均租金乘以業務所需的空間 。根據經驗，每位員工佔地約 15 平方米，再加 30％ 的公共空間，如果公司打算將密度降低，所需的空間將會增加。
您還要考慮水電費以及建築物公共區域（例如電梯、出入口和大堂）的維修及保養的相關費用公共區域的維修費用通常根據平方米計算，最高可佔租金的三分之一。
步驟 3：尋找商務辦公室空間
比較麻煩的是，有別於房屋租售，現在還沒有商務辦公室出租的專用平台，單憑 Google 搜尋，您要過濾成千上萬的租賃選項，而且大多數商業房地產經紀人有自己的租賃列表，因此，您需要花費更多時間及精力去尋找理想的辦公室。
如果您不想憑一己之力獨自找辦公室，可以考慮與商業地產經紀合作。他們對市場十分了解，可以根據公司規模、預算及特定需求，縮窄範圍以節省視察的時間成本，更可以商討租約條款等細節上得到協助。
透過 WeWork會籍，您可以輕鬆地找到靈活的辦公空間，只需選擇心目中的理想位置、公司規模及提出任何需求，就會收到適合您的空間方案。
步驟 4：參觀辦公空間
當您成功列出感興趣的商務辦公室後，接下來就要到現場視察，在安排與中介公司一同前往前，建議您先了解建築物的基本資料及空間內的辦公室設施，以便您在現場檢查空間是否與描述的如出一轍。
除了查看建築物的整體狀況，您還可以藉此看看四周環境。周圍的環境不只影響您的員工，更決定訪客對您們的第一印象。入口是否易找？怎麼去最近的地鐵站？空間安全而且光線充足嗎？辦公室的景觀開揚嗎？
在參觀的過程中，您也要向地產經紀查詢建築物的水電設施，包括電力、冷氣以及供水，特別要注意電梯的狀況和公共區域的維修需求。如果公共區域需要進行維修，記得確定維修費用有否計入租約上列明的公共區域維護費用。
您可以在網上預約參觀任何 WeWork 空間，我們的社區經理很樂意為您介紹空間內的每個設施。如果您無法親自到臨，可以選擇線上參觀，WeWork VR 團隊利用 3D 掃描技術，為每個 WeWork 建築物創建虛擬的參觀路線，足不出戶也可以探索幾百個共同工作空間。
步驟 5：商討租約
商業租賃合約比住宅租賃更複雜，選擇與地產經紀合作有助解決潛在的棘手問題。如果您打算自行處理，要謹記辦公室租賃合約最重要是明確地劃分租客和業主各自需要負責哪些支出。
分攤支出有許多不同的做法，所以您要仔細了解各類型的商業房地產租賃合約，有些合約要求租戶每月支付固定租金，而業主則負責支付物業稅、建築保險及其他費用。
在大多數租賃合約中，承租人需要負擔部分上述支出，或者是根據承租人的收益，決定承租人需要支付多少金額，因此在租用辦公空間前，請確保自己完全了解合約條款及支出。
透過 WeWork 尋找商務辦公室
無論是在尋找商務辦公室的初創公司還是大型企業，WeWork 的空間方案都能取代傳統租賃辦公室，讓您透過會籍享用具有靈活租期的專用辦公室及專用辦公桌，而個人化的商務辦公室則可確保公司有足夠空間，在瞬息萬變的商業環境中保持敏捷及靈活性。
Steve Hogarty 是駐倫敦的作家和記者，他亦是《 City AM》報紙的旅行編輯和《 City AMMagazine》雜誌的副編輯，專門撰寫有關科技、旅遊和娛樂方面的新聞。